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Organiser sa cousinade

Organiser sa cousinade
La cousinade est à la mode… c’est d’ailleurs, comme les mariages, en ce moment le début de la saison de ces réunions de famille pas comme les autres où l’on se réunit sur la simple joie de réunir des familles plus ou moins élargies !
Pour ceux qui hésiteraient encore et voudraient savoir comment faire, voici une vue d’ensemble des étapes de l’organisation d’une cousinade. Je reviendrai dans de prochains billets sur ce blog sur le détail de chaque étape.
 
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 Brins d’Histoires vous accompagne pour réaliser les supports de votre cousinade.
À découvrir également, le Livre des cousins.

Concrétiser l’idée

L’idée vous trotte dans la tête depuis un certain temps… Les articles de votre quotidien local montrant la photo de groupe des dernières cousinades de la région, vous ont donné l’envie d’organiser votre propre événement familial.
Pour vous lancer, la première chose à définir est ce que j’appelle le « point de cousinage« , autrement dit le point commun qui réunira les participants à votre cousinade : Souhaitez-vous réunir tous les descendants d’un couple ? Tous les porteurs d’un patronyme ? en mettant au centre de l’événement l’arbre généalogique de la famille ? ou souhaitez-vous simplement réunir toutes les générations de votre famille la plus proche dans des circonstances neutres (qu’un mariage par exemple) ?
 
C’est en répondant à ces questions que vous pourrez d’une part définir le thème de votre cousinade et d’autre part évaluer le nombre d’invités et ainsi déterminer l’ampleur de l’événement.
Commencez une liste de participants potentiels, pour d’une part les dénombrer, et d’autre part identifier les contacts qu’il vous faudra encore chercher avant de pouvoir lancer vos invitations.

Astuce : Si vous faites le choix d’un très large cercle familial, avec des cousins de lointains degrés, que vous n’avez peut-être même jamais rencontrés, les réseaux sociaux peuvent être un moyen de les retrouver et de les contacter. Dans ce cas, il faudra savoir présenter votre projet pour les convaincre d’y participer !

S’entourer

Quelle que soit l’ampleur de votre cousinade, soyez réaliste : il vous faudra du temps pour organiser tout cela et vous ne pourrez probablement pas le faire seul. La seconde étape est donc de s’entourer d’une équipe volontaire et motivée pour participer à l’organisation de la cousinade.
Vous pourrez ainsi répartir les tâches selon les centres d’intérêts et compétences de chacun et créer une émulation positive où vous ne serez plus seul à penser à tout – car oui, encore une fois, dites vous bien qu’il y aura du travail avant d’arriver au jour J !
La première mission de l’équipe organisatrice sera de confirmer le « point de cousinage » et le thème, puis de fixer une date et évaluer un premier budget avec notamment un montant par personne à ne pas dépasser.

Conseil : La date devra être suffisamment lointaine pour mettre toutes les chances de votre côté afin de trouver un lieu et de mobiliser un maximum de participants. 

 
Faites connaître votre cousinade en envoyant un « Save the date ». Vous enverrez à vos invités les premiers éléments d’informations (thème, date, budget estimatif) en leur demandant de répondre sur le principe s’ils souhaitent participer.

Astuce : Si les invités à votre cousinade sont très nombreux et que vous n’avez pas encore toutes les coordonnées, le « Save the date » est aussi l’occasion de les inciter à faire circuler l’information et de vous faire savoir les noms les gens potentiellement concernés.

 

Planifier

Lorsque vous avez obtenu un nombre suffisant de réponses affirmatives ensuite passer aux choses sérieuses et commencer à planifier tous les détails de votre cousinade :
  • trouvez d’abord pour trouver un lieu qui puisse accueillir le nombre d’invités. Le must est de trouver un lieu en rapport avec le thème : une salle communale ou un lieu avec hébergement dans la région natale de vos ancêtres communs, voire convaincre le propriétaire de l’ancienne maison familiale de mettre à disposition ses murs et son jardin. Pensez toutefois à l’accessibilité et à la configuration des lieux, en cas notamment de mauvais temps…
  • confirmez la date et la durée de la cousinade : un jour, deux jours, un week end prolongé grâce à un jour férié ? Ce détail est important car il déterminera pour vous et vos invités différentes contraintes logistiques.
Officialisez l’événement en envoyant cette fois-ci les invitations détaillées. N’oubliez pas d’y joindre la présentation de la cousinade et de ce que vous comptez organiser, notamment en termes d’animations, car même si c’est à la mode, certains invités auront besoin de détails pour comprendre de quoi il s’agit.

Conseil : anticipez la logistique en même temps que la planification, car dès l’envoi de l’invitation, vous risquez de recevoir des questions des membres de la famille…

Organiser la logistique

C’est bien connu, « Le diable se cache dans les détails »… En tant qu’organisateur, vous serez sollicités sur tous les sujets qui concernent le déroulé de la réunion familiale, il faut donc vous y préparer et déterminer aussi la participation pécuniaire ou matérielle que vous allez éventuellement solliciter auprès des invités à la cousinade :
  • Quel sera le planning de votre cousinade : début, fin, temps forts, activités, repas, voire soirée dansante !
  • Comment seront préparés le (ou les) repas ? Il est fréquent lorsque la cousinade dure une journée, de faire appel à un traiteur pour un plat principal idéal pour les groupes (paella, cochon grillé, etc…) et de solliciter les participants pour apporter les entrées et les desserts. Dans ce cas, il vous faut organiser qui apporte quoi, au risque de vous retrouver avec trop ou pas assez.
  • Si les hébergements sont nécessaires, proposez-vous une solution aux invités ou s’agit-il d’une organisation libre ? Précisez le dans votre invitation.
  • Quel sera le montant de la participation aux frais et qui sera en charge de récolter les contributions ? Vous aurez pour cela besoin de gérer précisément le retour des invitations, avec confirmation et paiement, a fortiori si la participation est différente entre adultes et enfants…

Conseil : faites des listes pour chaque thème, en nommant un responsable pour chaque liste qui sera en charge de relancer les gens ou d’alerter l’équipe en cas de problème. Pour la logistique rien ne vaut un bon tableau Excel bien ficelé. 

 
Et parce que vous n’en finirez pas de répondre individuellement à ces questions aux participants de votre cousinade, l’idéal est de pouvoir en faire un blog ou une lettre d’information (papier ou numérique) qui à intervalles réguliers (tous les mois, tous les deux mois) avant le jour J permettra de tenir tout le monde au courant des dernières nouvelles sur l’événement.

Animer la journée

C’est seulement après avoir mobilisé la famille et organisé votre cousinade que vous pourrez enfin prévoir les activités qui viendront animer votre journée.
L’indispensable est bien sûr l’arbre généalogique : quel que soit son support, chacun sera intéressé de savoir qui est qui dans l’assistance, mais aussi quels sont leurs liens de parenté et leur histoire commune… C’est surtout le moment idéal de partager les souvenirs de famille, photos et documents, mais aussi d’en récolter de nouveaux !  
Prévoyez d’occuper les enfants, mais aussi les grands ! Des animations comme celle dont j’ai parlé dans un billet précédent (comment faire un arbre de descendance en photo) sauront à la fois amuser les participants et leur laisser un souvenir original de la cousinade.
Désignez un ou plusieurs photographes pour immortaliser les souvenirs de votre journée et n’oubliez pas la fameuse photo de groupe : trouvez un moyen de faire monter le photographe en hauteur afin de prendre le groupe entièrement
Notez qu’en fonction des activités de la journée, vous aurez probablement des besoins en matériels (une sono pour la musique, un rétroprojecteur pour projeter vidéos ou photos, …), et divers accessoires, pour la décoration, les animations, etc.

Astuce : Associez à votre blog ou votre lettre d’information tous vos besoins en matériel et demandes en photos ou documents de famille, les participants seront probablement ravis de contribuer s’ils le peuvent, en évitant ainsi de gonfler les frais de l’organisation.

 
Enfin, ne négligez pas l’importance de l’accueil des participants : plus la cousinade sera importante, moins les gens se connaîtront entre eux. Il faudra donc accueillir les gens et leur permettre de savoir qui est qui pour faciliter les rencontres et les échanges. Prévoyez pourquoi pas des badges ou des signes distinctifs (casquettes, t-shirts, foulards de couleurs) pour identifier les différentes branches de la famille et pourquoi pas des jeux qui mettront en concurrence (joyeuse et festive) toutes les générations de chaque branche !

Et après ?

Le jour J passé, il vous restera à remercier les participants en leur mettant à disposition les photos de la journée … et proposez leur de remettre cela dans 2 ans … pour entre temps vous reposer un peu !

Si vous aussi avez déjà organisé une cousinade et souhaitez partager votre expérience, je vous invite à me contacter pour contribuer dans un prochain article qui évoquera plus en détails chaque étape de l’organisation d’une cousinade. 

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